就活でも使える「電話」のマナー

みなさん、普段は誰と電話をしていますか?友達、家族、恋人…ほとんどが知っている人との電話ですよね。

ですが、インターンや就活での選考が始まると、企業の採用担当者など知らない人からの電話が急激に増えます。
そんな時「この子できるな!」と思ってもらえると、直接会わなくても印象アップですよね。

今回は、企業の人と話す時の電話のマナーを教えます♪

1.電話をかけるときは名乗る

ごくたまに家の電話に「お父様の保険の…」といった営業電話がかかってくることはありませんか?
そんな時に不快な思いをされた方も多いのではないでしょうか。「どちら様でしょうか?」と聞き返したこともあるかもしれません。

この会話を企業-学生間でのやり取りに置き換えてみてください。いきなり「面接のスケジュールについて…」と話し出されても、どこの誰の話だか分かりません。まず名乗ってから用件を話すのが鉄則です。

またプラスαのマナーとして、「お世話になっております」といった導入の言葉を入れると一気にビジネスパーソンっぽさが増します。電話に慣れたらどんどんこうした言葉を使っていきましょう。

2.用件を最初に伝える

意外とできていない人が多いのがこれ。
自分では「次回の面接日程」について話すことが明確でも、企業の窓口番号に電話をかけた場合、電話口の相手は連絡を取っていた採用担当の方とは違う可能性が高いです。

そのため、用件を最初に伝えることでどの担当者に取り次いでほしいのかが電話口の方にとっては連想しやすくなります。「インターンシップ選考面接の件について」と言えば人事部に用件があることが明確ですよね。用件のない電話は営業電話かと間違われることもあるので、丁寧に伝えましょう。

(会話例)
お世話になっております。
●●大学の△△と申します。

インターンシップ選考面接の日程についてお伺いしたくご連絡を差し上げました。
人事担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

3.声の抑揚をつける

電話は声だけのコミュニケーションである分、感情を音で表現しなければなりません。
用件を話すだけなのでは?と思われるかもしれませんが…

例えば面接日程の変更をお願いしたい場合、手間をかけてしまって申し訳ない気持ちを精一杯表現しましょう。
声だけのやり取りであるということは、相手はそれだけあなたの声に注目して表情を連想しているということです。

日本人は感情表現に乏しいとよく言われることからも、自分では大げさと思うように抑揚をつけてみましょう。相手にはその努力が伝わりますよ。

電話に限らずビジネスマナーは慣れが肝心なので、苦手だと億劫にならずにこれらのポイントを実践してみてください。
きっと一目置いて見てもらえます!!


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