いよいよ面接!日程調整メールで気をつけるべきポイント3つ

アルバイトや長期インターン、夏・冬の短期インターン、そして就活本選考…。
つきものなのがメールでの面接日程調整です。

様々なパターンがある日程調整。
これが億劫で面接前に気持ちが疲れてしまう、という方も多いのではないでしょうか。

今回はいくつかの例をあげ、
面接におけるメールのやり取りでの注意点を確認していきましょう!

1.大前提!件名・宛名・署名は入っているか

用件を書いたらメールの最後に名前だけ載せる…なんていうのはもう終わり!
そして件名も入れずにえいっ、という後の祭りはやめましょう。

特に面接のたてこむ時期など、企業の人事の方は
1人1人の学生を文面だけで見分けられるほど暇ではありません。

自分が誰で何について連絡するのかを明確にし、相手がどのような方法でも
連絡できるよう情報を載せるのが礼儀です。

件名には「○○面接について/▲▲大学●●」といったように、
用件と連絡主を一目で把握できるように書いて置くのがベター。

本文には「○○株式会社 ××様」
と一呼吸おいてから用件を書きます。

そして本文の最後には、連絡先として署名を載せます。
「名前」「大学名」「携帯電話番号」「メールアドレス」の4点は入れておきましょう♪

(署名例)
—————————–
名前(ふりがな)
大学名(最後まで正確に!)
TEL:○○○-○○○○-○○○○
MAIL:△△△@△△△.△△
—————————–

2.日程を複数あげてほしいと言われたら

面接日程を個別で調整する場合に多いのがこのパターン。

多くの場合、
「●月上旬で空いている日時を教えてください」
とアバウトに範囲を指定されてきます。

このような場合、最低3つは日程候補をあげましょう!
時間帯については、14〜15時とピンポイントすぎる時間指定は調整しにくいです。

(例)
●月●日 ▲時〜▲時
●月●日 ▲時以降
●月●日 ▲時〜▲時

最後に「他の日時でも柔軟に対応致します」とつけるとなお丁寧ですね!

3.指定された日時が空いていない場合

面接日程を指定されたけれど、
その日は既に違う用事が入っていた!という場合。

インターンで複数の企業の選考を受けている場合や就活が本格化してくると、
何回か直面することがあります。

まずは指定された日時に参加できないことを詫びた後に、
指定されたものに近い日時3つ以上あげて返信すれば再調整しやすいですね。

メールとはいえどもお互いの時間を割いて採用選考を受けている、
という意識を持ってやり取りすれば
「相手の気持ちを考えられる」という人間性は伝わるのはないでしょうか。

面接前に良いイメージを持ってもらえるかもしれない、
と思えば少し気が楽になりますね。

万全の準備で面接に臨みましょう!


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